Datenschutzhinweise für Promovierende und frühe Postdocs der Universität Leipzig
gemäß Art. 13 DSGVO

Doktoranden- und Postdoktorandenverwaltungssystem (DPVS)

Datenerhebenden Stelle, Zwecke der Erhebung und Rechtsgrundlage

Die

Universität Leipzig
D1: Forschung und Transfer
Ritterstr. 26
04109 Leipzig

betreibt zur zentralen Verwaltung der Promovierenden sowie der GA-Mitgliederanmeldung ein Verwaltungssystem (DPVS) und stellt dafür den (angehenden) Promovierenden und frühen Postdocs der Universität Leipzig ein Self-Service Portal zur Verfügung. Die unter Pkt. 1 genannten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu Zwecken der Promovierendenverwaltung an der Universität sowie der Mitgliedserfassung als Doktorand:in bzw. früher Postdoc in der Graduiertenakademie Leipzig als Zentrale Einrichtung der Universität Leipzig erfasst.

Diese Erfassung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 (1) DSGVO sowie § 9 (1), § 10 (6), § 14 (6) SächsHSG i.V.m. § 8 (1), § 11 und § 13 SächsHSPersDatVO, § 5 HStatG und der Ordnung der Graduiertenakademie Leipzig. Promotionsinteressierte, Promovierende und frühe Postdocs erstellen ihre Anträge selbständig über das Portal. Sie können den Bearbeitungsstand ihrer gestellten Anträge sowie alle von den (angehende) Promovierenden und frühen Postdocs erbrachten Daten jederzeit einsehen und ihre Kontaktdaten eigenständig aktualisieren.

Datenverarbeitung

1.    Erhebung

Für die Erhebung der personenbezogenen Daten benötigen Promovierende und frühe Postdocs ein gültiges universitäres Benutzerkonto (Uni-Login). Dafür müssen sie sich i.d.R. einmalig über die Registrierung des DPVS ein Benutzerkonto anlegen. Assoziierte Mitglieder, die nicht an der Universität Leipzig promovieren, erhalten ein Docata-Login, das vom DPVS zur Verfügung gestellt wird. Das Docata-Login befähigt nicht zur Nutzung weiterer universitärer Dienste. 

Folgende personenbezogene Daten werden darin elektronisch verarbeitet:

• Angaben zur Person (Name, Vorname, Titel)
• Geschlecht, Anrede
• Geburtsdatum
• Geburtsort/-land
• Staatsangehörigkeit(en)
• Kontaktdaten (E-Mail, Postadresse)
• Angaben zur Promotion (Aufnahme in Doktorandenliste, Beantragung der Aufnahme, Angaben zu Betreuungsperson(en))

zusätzlich für Mitgliedschaft GA:

• Mitgliedstyp (individual, strukturiert, assoziiert, vorläufig, Postdoc)
• Promotionsprogramm
• Bei assoziierter Mitgliedschaft: Angabe der promovierenden Hochschule
• Angaben zur Promotion (Angaben zum Abschluss einer Betreuungsvereinbarung)

zusätzlich für Postdocs: 

• Dauer und Art des Beschäftigungsverhältnis
• Berufsziel

Diese Einwilligung kann jederzeit schriftlich und formlos bei der datenerhebenden Stelle und mit Wirkung auf die Zukunft widerrufen werden. In diesem Fall wenden Sie sich bitte per E-Mail an dpvs@uni-leipzig.de.

2.    Nutzung

Die oben genannten personenbezogenen Daten darf die Universität Leipzig nur für die Erfüllung mitgliedschaftlicher Ansprüche erheben und verarbeiten. Alle Personen, die vollständig oder auszugsweise auf die im DPVS erhobenen Daten Zugriff erhalten, sind zur Geheimhaltung verpflichtet.

Promotionsinteressierte, Promovierende und frühe Postdocs, die sich im DPVS angemeldet haben, erhalten mit ihrem Benutzerkonto im DPVS auszugsweise Einsicht in die gespeicherten, personenbezogenen Daten und haben das Recht, bei der Universität Leipzig Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten sowie die möglichen Empfänger dieser Daten zu verlangen. Eine Antwort ist mit einer Frist von einem Monat nach Eingang des Auskunftsersuchens zu erteilen. Bei Fehlern können personenbezogene Daten auf formlosen Antrag durch die Universität Leipzig berichtigt werden. Im Fall von freiwilligen Angaben können diese jederzeit gelöscht werden. Hierzu sind die Hinweise zur Änderung und Löschung der Daten zu beachten.

3.    Änderung und Löschung der Daten

Bei elektronisch erstellten, jedoch nicht bestätigten Anträgen werden die Antragsdaten jederzeit auf Wunsch, spätestens 12 Monate nach der letzten Anmeldung im DPVS dauerhaft und automatisiert gelöscht. Sind die Daten nicht mit einem Uni-Login verknüpft (ausgenommen sind an der Graduiertenakademie angenommene assoziierte Mitglieder), wird das gesamte Benutzerkonto gelöscht.

Sobald ein Antrag elektronisch übermittelt und bestätigt wurde, gilt der Antrag als gestellt und eine Löschung erfolgt nur auf Wunsch und per Antrag. Darüber hinaus gilt, dass freiwillige Angaben auf Wunsch jederzeit gelöscht werden können.

Für die ausdrückliche Löschung der persönlichen Daten muss der ausgefüllte und unterzeichnete Antrag auf Änderung oder Löschung von personenbezogenen Daten an dpvs@uni-leipzig.de gesendet werden.

4.    Übermittlung

Eine Übermittlung der Personendaten an Dritte erfolgt nicht, sofern dies nicht anders gesetzlich oder rechtlich bestimmt ist oder eine ausdrückliche Einwilligung hierzu vorliegt. In anonymisierter Form wird ein Teil der erhobenen Daten weitergegeben. Dies geschieht auf Grundlage von § 14 SächsHSPersDatVO zu Zwecken der Bewertung der Universität Leipzig hinsichtlich der Förderung der Promovierenden in Forschung, Lehre und Weiterbildung sowie bei der Erfüllung des Gleichstellungsauftrags und für Zwecke der Bundes- und Landesstatistik. Ein Rückschluss auf die Person ist dabei ausgeschlossen.

Auftragnehmer

Mit der technischen Durchführung ist die Firma Divinus Soft GmbH beauftragt, mit der ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen wurde.

Kontakt:
Divinus Soft GmbH
Leutragraben 1
07743 Jena
www.divinus-soft.de
Email: info@divinus-soft.de

Aktualität der Datenschutzerklärung

Das DPVS unterliegt stetigen Weiterentwicklungen und der Implementierung neuer Module und Technologien. Die Universität Leipzig behält sich vor, die vorliegende Datenschutzinformation jederzeit anzupassen. Über mögliche Änderungen zur vorliegenden Datenschutzinformation wird in geeigneter Form aufgeklärt.

Datenschutzbeauftragter und Aufsichtsbehörde

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an den zuständigen Datenschutzbeauftragen der Universität Leipzig (https://www.uni-leipzig.de/datenschutz) sowie an die zuständige Aufsichtsbehörde (https://www.saechsdsb.de/) für den Datenschutz wenden kann.

Betroffenenrechte

Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten sowie die möglichen Empfänger dieser Daten, an die diese übermittelt wurden, verlangen.
Außerdem steht Ihnen das Recht auf Berechtigung und Löschung  oder Einschränkung der Verarbeitung zu.

Hinweis zur Datensicherheit

Bitte melden Sie sich nach jeder Sitzung ab und schließen Sie Ihren Webbrowser. Nur wenn Sie sich abmelden, werden Ihre Daten vor dem Zugriff anderer geschützt. Das gilt insbesondere, wenn Sie sich von einem öffentlichen Rechner, PC-Pool oder Internet-Cafe aus angemeldet haben.